Algemene voorwaarden & huishoudelijk reglement voor het ter beschikking stellen van vergaderzalen

1. Overzicht vergaderzalen

Newport Meeting Center stelt 4 vergaderzalen, waarvan zij eigenaar is, ter beschikking voor verhuur volgens onderstaande modaliteiten. Deze zalen bevinden zich in het bedrijfsgebouw gelegen te 8620 NIEUWPOORT, Toevluchtweg 2.

2. Aanvraag

De gebruiker dient een aanvraag te versturen per mail of via de boekingsmodule op de website. Deze is pas definitief na de betaling van het volledige bedrag door de gebruiker en het ontvangen van een bevestigingsmail vanwege Newport Meeting Center.

3. Betaling

Tijdens de aanvraag wordt enkel het verhuur van de zaal aangerekend, deze moet op voorhand betaald worden door bancontact of kredietkaart. Na datum van de activiteit wordt een eindafrekening opgemaakt op basis van de verbruikte goederen. Deze eindafrekening moet betaald worden door overschrijving op de bankrekening nr BE33 4741 0705 0146.

4. Inbegrepen in de prijs

• Koffie, thee en water (uitgezonderd zaal 2)
• Bruisend water en frisdrank zijn ook te verkrijgen. Hiervoor wordt de kostprijs aangerekend. Iedere begonnen fles wordt volledig aangerekend.
• Didactisch materiaal
• Bij het gebruik van de keuken (uitgezonderd zaal 2) is er een basisassortiment keukenmateriaal (borden, glazen en bestek) in de huurprijs inbegrepen. Beschadigd, gebroken of verdwenen keukenmateriaal wordt altijd verrekend aan aankoopprijs gelijkwaardig materiaal.
• Ruime gratis parking naast gebouw
• Schoonmaak (uitgezonderd zaal 2)

5. Catering

In samenspraak met de gebruiker verzorgen wij geheel naar zijn wensen een ontbijt of lunch, dit kan gaan van een broodjesmaaltijd tot  een viergangenmenu. Kortom, wij bieden de gebruiker telkens een aangepaste formule aan.

6. Tijdsvenster respecteren

De activiteit moet beginnen en stoppen op het afgesproken uur. Indien de gebruiker het tijdsvenster niet respecteert, wordt er per beginnend extra uur 50 euro bijgerekend. Dit zal deel uitmaken van de eindafrekening.

7. Annuleren

De gebruiker kan de zaal 30 kalenderdagen vooraf kosteloos annuleren. Indien de zaal niet tijdig is geannuleerd zal deze aangerekend worden.

Als de gebruiker telefonisch annuleert, dient dit steeds per e-mail bevestigd te worden.

8. Aansprakelijkheid ongevallen

Newport Meeting Center kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor ongevallen en diefstal tijdens de ter beschikkingstelling van de zaal.

9. Schade

De gebruiker is verantwoordelijk voor alle eventuele schade aan gebouwen, installaties of materieel. De gebruiker dient alle veroorzaakte schade onmiddellijk te melden en integraal te vergoeden.

10. Tijdens de activiteit

Niet ter beschikking gestelde ruimtes mogen nooit worden betreden door de gebruiker.
De gebruiker mag de gebruikers van andere lokalen in het gebouw niet storen.
Roken is in de gebouwen altijd en overal verboden.

11. Nooduitgang

De nooduitgangen moeten steeds vrij blijven en mogen niet op slot zijn.

12. Niet nakomen van deze algemene voorwaarden & huishoudelijk reglement

Bij het niet nakomen van deze voorwaarden door de gebruiker kan Newport Meeting Center een bijkomende vergoeding eisen en/of het gebruik onmiddellijk doen beëindigen zonder dat de gebruiker aanspraak kan maken op welkdanige schadevergoeding.

13. Rechtsmacht

In geval van geschil zijn uitsluitend, naar gelang het geval, het Vredegerecht van het kanton Veurne-Nieuwpoort, de Rechtbank van Eerste Aanleg West-Vlaanderen, afdeling Veurne of de Rechtbank van Koophandel Gent, afdeling Veurne territoriaal bevoegd.